Implementación ERP para empresa fabricante de climatización

El propietario de la empresa enfrentaba problemas con la gestión ineficiente de procesos comerciales y proyectos. El sistema original no permitía:

Problemas que resolvía:

• Integración insuficiente entre ofertas y proyectos
• Falta de automatización en la conversión de oportunidades comerciales
• Registro ineficiente de horas trabajadas en proyectos
• Planificación compleja de controles de servicio y notificaciones
• Control insuficiente de costos y salidas de materiales

Una de las soluciones implementadas fue el sistema para gestión de textos recurrentes en ofertas. Se creó un módulo de textos dinámicos que permite almacenar formulaciones estándar para uso repetido.

Funcionalidades clave del módulo:

• Entidad especial para textos dinámicos con nombres y etiquetas
• Posibilidad de selección e inserción de texto en la oferta
• Disponibilidad también en el menú del sistema
• Sistema para fácil identificación y selección de textos

Salidas del almacén:El sistema tiene implementada la funcionalidad para creación automática de salidas:

• Creación automática de salidas desde costos del proyecto
• Transferencia solo de elementos que no tienen la marca "recibo"
• Conexión de salidas con proyectos específicos

El sistema implementa conversión directa de ofertas a proyectos,omitiendo así el paso intermedio con pedidos para clientes. Este enfoque simplifica los procesos administrativos.

Flujo comercial sin pedidos:

• Conversión de oferta directamente a proyecto
• Ausencia de pedidos clásicos para clientes
• Posibilidad de conversión de oferta directamente a proyecto
• Transferencia de todos los elementos de la oferta a la estructura del proyecto

Registro de horas trabajadas

Se implementó un módulo para registro de horas trabajadas denominado "Log Time":

• Registro de horas trabajadas con asignación a proyectos
• Registro de quién y cuándo trabajó las horas
• Cálculo de costos basado en tarifas por hora
• Visualización del número total de horas en el proyecto

Protocolos de entrega:Se implementaron protocolos de entrega:

• Posibilidad de edición de elementos directamente en el protocolo
• Adopción automática de datos de proyectos
• Posibilidad de agregar líneas vacías según necesidad
• Posibilidad de manipulación de contenido según necesidades actuales

Otras plantillas:Para diversos documentos se realizaron ajustes de layouts y se crearon plantillas según las necesidades de la empresa.

El módulo de servicio permite planificación y notificación automática de controles de servicio:

Planificación de servicios:

• Creación del servicio inicial con vínculo al cliente
• Planificación del tiempo para notificación del próximo servicio
• Conexión de cada servicio con proyecto

Notificación automática:

• Notificación por e-mail basada en tiempo configurado (ej. en 11 meses)
• Plantilla de e-mail configurable en administración
• Configuración del destinatario de la notificación
• Envío automático de e-mail según intervalo configurado desde el último servicio

La implementación se enfocó principalmente en gestión de proyectos, procesos de servicio y aprobación de facturas. Muchos módulos estándar permanecieron en configuración básica porque la empresa no tenía requisitos específicos. El sistema funciona como un ERPclásico con varias modificaciones significativas para necesidades específicas del sector.

Se imaginaba un sistema que conectara todos los procesos comerciales – desde la oferta inicial hasta la facturación final, con énfasis en automatización y registro preciso de costos.

Flujo de trabajo de facturas recibidas:Se implementó el proceso de aprobación de facturas recibidascon los siguientes pasos:

Primer paso – Asignación de proyecto y aprobación:

• Asignación de facturaal proyecto
• Solo el usuario asignado al proyecto puede aprobar la factura
• Posibilidad de aprobación o rechazo de la factura
• Bloqueo de acceso a otros usuarios hasta la aprobación

Segundo paso – Procesamiento financiero:

• Después de la aprobación, alguien más puede marcar la facturacomo pagada
• Cambio de estado a "pagado" después del pago