Funciones clave del sistema documental
Herramientas para la gestión, aprobación y archivo seguros de documentos corporativos
Repositorio centralizado
Todos los documentos en un lugar con estructura jerárquica, etiquetas y metadatos. Permisos de acceso a nivel de carpeta y documento.
Gestión de versiones y revisiones
Cada cambio crea una nueva versión con marca de tiempo y nombre del autor. Comparación de diferencias entre versiones.
Flujo de trabajo de aprobación
Procesos de aprobación multinivel para contratos y normativas. Seguimiento de auditoría completo de cada aprobación.
Plantillas de documentos
Generación automática de contratos y propuestas con variables del CRM o el pedido.
Búsqueda de texto completo
Busque en el contenido de documentos y PDFs escaneados gracias al procesamiento OCR.
Archivo digital y destrucción
Plazos de conservación según los requisitos legales. Destrucción controlada con acta.
Lo que dicen nuestros clientes
“El sistema documental de AutoERP ha sustituido el almacenamiento caótico de archivos en el disco compartido. El control de versiones, los flujos de aprobación y la búsqueda de texto completo ahorran horas cada día.”
“Para nuestra certificación ISO, la gestión de documentación controlada es fundamental. AutoERP nos ha garantizado el pleno cumplimiento de los requisitos de los auditores sin burocracia innecesaria.”
“La archivación automática de contratos y las notificaciones antes del vencimiento nos han evitado más de un contratiempo. Por fin tenemos los documentos bajo control.”
Lo que el sistema documental aportará a su organización
Beneficios tras pasar a la gestión digital de documentos
Fin del trabajo con versiones obsoletas
El sistema siempre muestra la versión vigente actualizada. Los errores causados por trabajar con documentos desactualizados desaparecen.
Preparación de auditorías en horas, no en días
Documentación estructurada y consultable con seguimiento de auditoría. Ante una inspección, presenta los documentos requeridos de inmediato.
Colaboración segura con socios externos
Comparta documentos concretos a través de un enlace seguro con fecha de caducidad. Cada acceso queda registrado.
Preguntas frecuentes sobre el sistema documental
Sí. Importación masiva desde unidad de red, Google Drive, OneDrive y SharePoint.
Sí. Integración con DocuSign y otros proveedores de firma electrónica.
Cifrado AES-256, TLS 1.3, copias de seguridad georredundantes y registro de accesos con dirección IP.
Sí. Se envían notificaciones 90, 30 y 7 días antes del vencimiento.